Privacyverklaring

Onze privacyverklaring is als volgt opgebouwd:

1. Inleiding: algemene begrippen van toepassing op Syndicburo.be

• 1.1. Definitie persoonsgegevens
• 1.2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
• 1.3. Basisbeginselen van de verwerking van uw persoonsgegevens
• 1.4. We verwerken uw persoonsgegevens op een bewuste manier
  • 1.4.1. Wettelijke verplichtingen
  • 1.4.2. Contractuele relaties tussen Syndicburo.be en u als klant
  • 1.4.3. Gerechtvaardigde belangen van Syndicburo.be
  • 1.4.4. Specifiek gerechtvaardigd belang van Syndicburo.be: direct marketing
• 1.5. Akkoord en aanpassing
• 1.6. Toepasselijk recht
• 1.7. Bijkomende bescherming minderjarigen
• 1.8. Met wie deelt Syndicburo.be uw persoonsgegevens
  • 1.8.1. Persoonsgegevens binnen Syndicburo.be
  • 1.8.2 Persoonsgegevens buiten Syndicburo.be

2. Privacyverklaring volgens de diensten van Syndicburo.be

• 2.1. Privacyverklaring in het kader van de syndicusactiviteiten via de BV SyndicBuro.be met kantoren te Tielt, Nieuwpoort, Sint-Idesbald, Veurne, Poperinge en Waregem
• 2.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden in het kader van de syndicusactiviteiten door SyndicBuro.be verwerkt?
• 2.3. Op basis van welke rechtsgrond en voor welk doel verwerkt SyndicBuro.be uw persoonsgegevens?
• 2.4. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

3. Algemene bepalingen van toepassing op alle voormelde diensten van Syndicburo.be

• 3.1.Rechten van de betrokkene
  • 3.1.1. Recht op informatie
  • 3.1.2. Recht op toegang
  • 3.1.3. Recht op verbetering
  • 3.1.4. Recht op verzet
  • 3.1.5. Recht om vergeten te worden
  • 3.1.6. Recht om persoonsgegevens te verkrijgen
• 3.2. Procedure uitoefenen rechten
• 3.3. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken
• 3.4.Technische en organisatorische maatregelen
• 3.5.Toegang door derden
• 3.6. Bijwerken privacyverklaring

1. Inleiding

Algemene begrippen van toepassing op Syndicburo.be en al haar entiteiten

In deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd hoe Syndicburo.be persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar klanten en alle personen die met Syndicburo.be in contact staan (bvb. bij uw bezoek aan onze website, bij uw contact met één van onze medewerkers, bij het invullen van het contactformulier of door het stellen van vragen via e-mail of telefoon).

Onder “Syndicburo.be” worden begrepen:

• BV SyndicBuro.be: met kantoren te Tielt, Nieuwpoort, Sint-Idesbald, Veurne, Poperinge en Waregem

In deze privacyverklaring worden de maatregelen vermeld die genomen worden om uw privacy te beschermen. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, bezoekers en gebruikers is voor ons heel belangrijk en dragen wij hoog in het vaandel.

Daarom willen wij, aan de hand van deze privacyverklaring u zo goed mogelijk informeren, op de hoogte brengen welke gegevens bij uw contact met Syndicburo.be, verzameld en/of bewaard worden, de redenen meedelen waarom we dit doen en over welke controlemogelijkheden u beschikt.

Syndicburo.be vindt het belangrijk de door de wetgever gehanteerde termen goed en in verstaanbare taal uit te leggen, daarom worden in deze privacy verklaring verschillende termen extra uitgelegd.

Indien u ons gegevens bezorgt van een andere persoon dient u: (i) deze persoon te informeren over de inhoud van deze privacyverklaring en enige andere privacyverklaringen die u worden bezorgd door Syndicburo.be of de met haar verbonden vennootschappen; (b) de toestemming te bekomen van deze persoon om deze persoonsgegevens aan ons te bezorgen in overeenstemming met deze privacyverklaring en enige andere privacyverklaringen die u worden bezorgd door Syndicburo.be of de met haar verbonden vennootschappen; en (c) indien van toepassing, eender welke wettelijke vereiste toestemming te bekomen.

1.1. Definitie persoonsgegevens

Onder de noemer persoonsgegevens dienen alle gegevens of informatie (vb naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, …) te worden verstaan die betrekking hebben op een identificeerbaar natuurlijk persoon. Door de ruime formulering zijn heel veel gegevens als persoonsgegevens te beschouwen.

1.2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon die instaat voor het verzamelen van de persoonsgegevens bij uw bezoek aan één van onze kantoren of via de website www.syndicburo.be, bij het invullen van een contactformulier op deze website of naar aanleiding van elke andere manier waar u met Syndicburo.be mee in contact komt. Hierbij is het uitermate belangrijk dat wij, als verwerkingsverantwoordelijke steeds bereikbaar zijn voor eventuele vragen en opmerkingen betreffende het privacy beleid. Onze gegevens kan u hier terugvinden:

BV SyndicBuro.be
Sint-Janstraat 185
8700 Tielt
Ondernemingsnummer 0891.942.813
privacy@vlaemynck.be

1.3. Basisbeginselen van de verwerking van uw persoonsgegevens

Eerst en vooral houdt Syndicburo.be zich eraan om uw persoonsgegevens volgens de basisbeginselen van de verwerking te behandelen.

waarbij CIA staat voor: vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

1.4. We verwerken uw persoonsgegevens op een bewuste manier

Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt wanneer dit op een rechtmatige manier gebeurt. Enerzijds kan dit na uw toestemming. U heeft altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

Anderzijds kan dit enkel wanneer het noodzakelijk is omwille van één van de volgende redenen:

In het algemeen verwerkt Syndicburo.be uw gegevens op basis van de hierna vermelde rechtsgronden, meer bepaald:

• om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Syndicburo.be (1).
• om een contract te kunnen sluiten en dit contract uit te voeren (2).
• voor de verwezenlijking van het gerechtvaardigd belang van Syndicburo.be zoals het uitsturen van gepersonaliseerde communicatie of enige andere vorm van direct marketing binnen Syndicburo.be naar u, met inachtneming van een billijke afweging tussen deze belangen en uw rechten en vrijheden (3).
• in specifieke gevallen, mits uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie, die u op elk moment in overeenstemming met de wet kunt terugtrekken (4).

1.4.1. Wettelijke verplichtingen

Syndicburo.be dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden oplegt om uw gegevens te verwerken in het kader van hun activiteiten. Deze verplichtingen kunnen inhouden dat Syndicburo.be samenwerkt met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw gegevens aan hen overmaakt.

Deze verplichtingen vallen onder meer binnen de volgende domeinen:

• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
• De verplichting om de wettelijke sociaalrechtelijke en fiscale verplichtingen na te leven

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Syndicburo.be uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

1.4.2. Contractuele relaties tussen Syndicburo.be en u als klant

Alvorens contracten te sluiten dient Syndicburo.be soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:

• Te reageren op uw verzoek.
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract.
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten.
• De voorwaarden te bepalen en waarborgen tegen welke voorwaarden het contract wordt afgesloten.
• In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Syndicburo.be een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen de Syndicburo.be worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt Syndicburo.be uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

• Beheer van lopende contracten / verleende en bestelde diensten.
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten.

Syndicburo.be kan uw gegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

1.4.3. Gerechtvaardigde belangen van Syndicburo.be

Syndicburo.be verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van hun gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Syndicburo.be ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy. Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• Het personaliseren van de diensten van Syndicburo.be
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de gegevens.
• Het bewaren van bewijsmateriaal
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie
• Toezicht op de activiteiten van Syndicburo.be, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van www.syndicburo.be, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.

De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:

• Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
• Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Syndicburo.be, op basis van enquêtes bij klanten van Syndicburo.be, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook, …) gekoppeld aan Syndicburo.be.
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Syndicburo.be of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

1.4.4. Specifiek gerechtvaardigd belang van Syndicburo.be: direct marketing doeleinde

Syndicburo.be voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Syndicburo.be onder meer:

• De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.).
• Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren.
• De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Syndicburo.be aanwezig was).
• Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken.
• De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen.
• U gepersonaliseerde advertenties of commerciële informatie versturen hetzij per post, hetzij digitaal.

Syndicburo.be analyseert ook de resultaten van haar marketing- en campagneactiviteiten om de effectiviteit van deze activiteiten te meten en om u relevante oplossingen aan te bieden.

1.4.5. Uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie

Syndicburo.be kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval vraagt Syndicburo.be eerst uw specifieke toestemming.

1.5. Akkoord en aanpassing

Door gebruik te maken van onze website www.syndicburo.be bij het invullen van een contactformulier op deze website, de toepassingen of naar aanleiding van elke andere manier waar u met Syndicburo.be mee in contact komt, wordt u geïnformeerd omtent onze privacyverklaring. Syndicburo.be behoudt zich het recht voor haar privacyverklaring ten allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers die hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. Na publicatie worden de wijzigingen automatisch van kracht.

1.6.Toepasselijk recht

De verwerking van de persoonsgegevens binnen de onderneming is aan de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 beftreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens onderworpen (beter bekend als GDPR: General Data Protection Regulation of – in het Nederlands – de AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming).

1.7. Bijkomende bescherming minderjarigen

De wettelijke bepalingen schrijven uitdrukkelijk voor dat minderjarigen een bijkomende bescherming genieten wanneer het gaat over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Bij het invullen van de registratieformulieren kan de leeftijd of geboortedatum worden gevraagd alvorens u toegang krijgt tot de diensten

De onderneming zal met de technologie voorhanden inspanningen leveren om te controleren of de gebruiker wel degelijk over de ouderlijke toestemming beschikt.

1.8. Met wie deelt Syndicburo.be uw persoonsgegevens ?

1.8.1. Persoonsgegevens binnen Syndicburo.be

Syndicburo.be behandelt uw gegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Syndicburo.be kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen Syndicburo.be die de entiteiten enerzijds bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportering, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten en anderzijds bijstaan bij de realisatie van de diensten.

1.8.2. Persoonsgegevens buiten Syndicburo.be

In sommige gevallen is Syndicburo.be bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheden, regelgevers, de instanties belast met controle en toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om te communiceren/Informatie over u door te zenden, zoals de fiscale administratie, de Gegevensbeschermingsautoriteit etc.
• Gerechtelijke/onderzoeksinstanties zoals politie, procureurs, rechtbanken, arbitrage-/bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek

Syndicburo.be draagt uw gegevens tevens over aan dienstverleners om te helpen met :

• het ontwerp en behoud van computerapparatuur en internetapplicaties.
• de commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.
• de voorbereiding van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
• het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders.
• Het versturen van mailings via Flexmail
• het beheer van haar gebouwenportefeuille via de licentiesoftware OPENSYNDIC
• het statistisch onderzoek, promotie in het kader van onze opdracht en/of publiciteit van onroerende goederen evenals voor het gebruik en beheer van onze portefeuille. Hiervoor werken wij samen met derde partijen of onderaannemers zoals IT-dienstverleners, voor wat betreft het beheer van ons aanbod (onroerend goed), de licentiesoftware ZABUN

Syndicburo.be dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Syndicburo.be gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten. Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van incasso of procesvoering aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leveranciers en dienstverleners, boekhouder, revisor, notaris, syndicus, verzekeringsmaatschappij, evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie, ….

In het bijzonder kunnen gegevens inzake identiteit en contactgegevens worden doorgegeven aan derde partijen zoals de overheid, architect, opdrachtgevers of (onder)aannemers voor de uitvoering van de (bouw)activiteiten van de Syndicburo.be.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Syndicburo.be ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Syndicburo.be zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Syndicburo.be en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

Er dient op gewezen te worden dat er geen doorgave naar landen buiten de Europese Unie en Verenigde Staten van Amerika plaatsvindt.

2. Privacyverklaring in het kader van SYNDICUS ACTIVITEITEN via www.syndicburo.be en via de kantoren SYNDICBURO.BE

Onze privacyverklaring is uitgewerkt volgens de diensten van de betreffende entiteit waarmee u in contact komt, te weten:

2.1. Welke categorieën van persoonsgegevens worden in het kader van de syndicusactiviteiten door Syndicburo.be verwerkt?

SyndicBuro.be kan persoonsgegevens en informatie verwerken die door u of door derden worden verstrekt, voor zover dit nodig of nuttig is voor de werking van SyndicBuro.be in het kader van het beheer van haar gebouwen als syndicus. Bij het meedelen van onjuiste gegevens behouden wij ons het recht voor u, als gebruiker de toegang tot onze diensten te ontzeggen.

Aan de hand van cookies en tracking-technologieën worden verschillende persoons- en andere gegevens op een geautomatiseerde wijze verzameld, dit gewoon door een bezoek aan onze website:

1. Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, verbindingsmomenten, … );
2. Elektronische lokalisatiegegevens (benadering van locatie, omgeving, …);
3. Surfgedrag (welke pagina’s worden bekeken hoe lang wordt een webpagina bekeken, clicks, hits, …);
4. Via welk kanaal wordt onze website bezocht (zoektermen, via welke webpagina onze website wordt bezocht);
5. Welk toestel wordt gebruikt (pc, smartphone, tablet, …);
6. Welke systeemsoftware wordt gebruikt (Windows, Android, Apple, …);
7. Welke browser wordt gebruikt (IE, Mozilla, Chrome,…) ;

Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en kunnen dus niet gekoppeld worden aan persoonlijke identificatiegegevens, waardoor een identificatie van de betrokkene voor de verwerkingsverantwoordelijke niet mogelijk is.

Uiteraard wordt, indien nodig, op basis van de Telecommunicatiewet expliciet uw toestemming voor het gebruik van cookies en tracking-technologie gevraagd. Dit aan de hand van ons cookiebeleid zoals weergegeven op onze website.

1/ Identificatiegegevens van mede-eigenaars of hun huurders.

Voorbeelden: naam, adres, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres.

Context: Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar of huurder (vb. het contactformulier) verstrekt aan BV SyndicBuro.be wanneer BV SyndicBuro.be de functie van syndicus uitoefent en om de online inlogmodule op opensyndic via onze website te gebruiken.

2/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Voorbeelden: Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, financiële informatie (lasten, schulden,etc.) van en over een natuurlijk persoon, zijn eigendomsrecht op een kavel in gedwongen mede-eigendom, het aandeel van deze kavel in de mede-eigendom

Context: Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd.

2.2. Op basis van welke rechtsgrond en voor welk doel verwerkt SyndicBuro.be uw persoonsgegevens ?

Hier volgt een niet-exhaustief doch gedetailleerd overzicht van de verschillende verwerkingen en de respectievelijke doeleinden.

1/ Identificatiegegevens van mede-eigenaars of hun huurders.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de syndicus diensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

De persoonsgegevens worden onder andere voor de volgende doeleinden gebruikt:

• voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van de gebouwen
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van uw vereniging van mede-eigenaars
• om u te kunnen informeren over dringende zaken in uw gebouw
• om uw profiel aan te maken in opensyndic

2/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.

Verwerkingsdoel: Noodzakelijk voor de syndicus diensten in het algemeen en voor de goede uitvoering van de verschillende overeenkomsten in dit kader.

De persoonsgegevens worden onder andere voor de volgende doeleinden gebruikt voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van de gebouwen in de ruimste zin van het woord.

2.3. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

SyndicBuro.be zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

De bewaringstermijn is de maximale periode van gebruik van uw gegevens voor verwerking voor specifieke doeleinden.

De bewaringstermijn voldoet aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van SyndicBuro.be, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

• 10 jaar in het kader van de anti-witwaswetgeving.
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van SyndicBuro.be.
• 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingsstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus.

Buiten deze perioden van bewaring worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

1/ Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders).
Duur: 5 jaar na einde mandaat syndicus

2/ Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus.
Duur: 5 jaar na einde mandaat syndicus

3. Algemene bepalingen van toepassing op alle voormelde diensten van Syndicburo.be

3.1. Rechten betrokkene

3.1.1. Recht op informatie

Volgens de wettelijke bepalingen dient de BV SyndicBuro.be als verwerkingsverantwoordelijke u duidelijk te informeren betreffende de verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy beleid geldt dan ook als een persoonlijke kennisgeving.

3.1.2. Recht op toegang

U heeft het recht om van BV SyndicBuro.be, als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Indien uw persoonsgegevens verwerkt zijn kan u inzage verkrijgen van uw gegevens in onze bestanden met bijkomende informatie over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, eventuele ontvangers van uw persoonsgegevens, de bewaartermijn, klachtenprocedure, …

Tevens kan u om een kopie van uw persoonsgegevens verzoeken. Let wel, wanneer u verschillende kopieën aanvraagt zal de onderneming hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt 3.2.

3.1.3. Recht op verbetering

Als betrokkene heeft u het recht alle onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die op uzelf betrekking hebben te verbeteren.

Onder de noemer “verbeteren” dient te worden verstaan, dat u kosteloos verkeerde gegevens kan laten aanpassen of zelfs laten verwijderen.

U kan via onze websites zelf toegang krijgen tot uw persoonlijk profiel, indien dit voor handen is, en zelf door u geregistreerde gegevens te allen tijde aanpassen.

De correctheid en kwaliteit van uw persoonsgegevens is van groot belang voor het bereiken van onze doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt 3.2.

3.1.4. Recht op verzet

U beschikt over een dubbel recht van verzet. De wettelijke bepalingen voorzien een algemeen recht op verzet en een verzet inzake directe marketing.

Als gebruiker/betrokkene heeft u aldus een algemeen recht op verzet.

• Algemeen recht op verzet:

U kan zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de gegevens overeenkomstig de verwerkingsdoeleinden onvolledig of niet ter zake dienend zijn of wanneer de gegevens waarvan de registratie, de mededeling of bewaring verboden zijn of wanneer de gegevens langer dan de opgegeven duurtijd bewaard zijn.

Wanneer uw persoonsgegevens rechtmatig verwerkt worden kan u zich overeenkomstig de wettelijke bepalingen van de privacywetgeving verzetten tegen deze verwerking wegens zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie.

U dient hier wel zwaarwichtige en gerechtvaardigde redenen aan te tonen om verdere verwerking te voorkomen.

• Recht op verzet inzake direct marketing:

U kan zich kosteloos en zonder enige motivering verzetten tegen een verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt 3.2.

3.1.5. Recht om vergeten te worden

Zonder onredelijke vertraging kan u, uw persoonsgegevens op eigen naam, laten wissen. Dit op voorwaarde dat:

• De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waartoe zij verzameld of verwerkt zijn;
• U de gegeven toestemming voor specifieke doeleinden intrekt;
• De persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Wanneer het persoonsgegevens betreft van minderjarigen jonger dan 16 betreffende diensten die tegen betaling langs elektronische weg verricht zijn.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt 3.2.

3.1.6. Recht om persoonsgegevens te verkrijgen

U heeft het recht om via een aanvraag aan de BV SyndicBuro.be als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens die voormelde bezit op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

Dit kan opgevraagd worden voor persoonlijk gebruik alsook om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke dan de onderneming.

Indien het voor ons technisch mogelijk is, kan u ook de elektronische verzending van uw persoonsgegevens naar een andere onderneming vragen.

De procedure om dit recht uit te oefenen kan u raadplegen onder punt 3.2.

3.2 Procedure uitoefening rechten

Wanneer u de voormelde rechten wenst uit te oefenen dient u de, al dan niet gemotiveerde, aanvraag samen met een bewijs van identiteit, meer bepaald een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart per post of per mail op te sturen naar:

BV SyndicBuro.be
Sint-Janstraat 185
8700 Tielt
Ondernemingsnummer 0891.942.813
privacy@vlaemynck.be

3.3. Aangifte en bevoegde instantie bij inbreuken

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen Syndicburo.be voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: in beginsel de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kunt u in desgewenst geval steeds contacteren.

Toezichthoudende autoriteit GBA - Gegevensbeschermingsautoriteit

Contactgegevens:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

3.4. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan Syndicburo.be aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Syndicburo.be gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Syndicburo.be onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Syndicburo.be u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Onze internetsites kunnen soms links bevatten naar sites van derden (sociale media, organisatoren van evenementen die wij sponsoren, …) waarvan de gebruiksvoorwaarden noch tot het toepassingsgebied van deze privacyverklaring, noch tot onze verantwoordelijkheid behoren. Wij raden u dan ook aan om hun privacyverklaring aandachtig te lezen, zodat u weet hoe zij uw privacy beschermen.

3.5. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze privacyverklaring.

3.6. Bijwerken van deze privacyverklaring

In een veranderende wereld waarin ook de technologie nooit stilstaat, kan deze privacyverklaring wijzigingen ondergaan. Wij nodigen u uit om online de recentste versie van deze privacyverklaring te raadplegen en we zullen u via de internetsite van www.syndicburo.be op de hoogte houden van elke wijziging.

Onderhavige editie werd op 21 februari 2024 aangepast en vervangt alle voorgaande.